長い文章を読むとき、「どこが大事なのか分からない」「全部読む時間がない」と感じることがあります。
ニュース記事、会社のお知らせ、会議のメモ、自分で書いた文章など、内容は必要でも、文章が長いと確認に時間がかかります。
そのようなときは、AIに文章を短くまとめてもらえます。
難しい操作は必要ありません。文章を入力し、
3行でまとめてください。
箇条書きにしてください。
子どもにも分かるように説明してください。
とお願いするだけです。
今回は、長い文章をAIに渡し、自分が読みやすい形へまとめてもらう方法を紹介します。
AIの要約とは何をすること？
要約とは、長い文章の中から大切な部分を取り出し、短くまとめることです。
たとえば、10行ある文章を3行にしたり、長い説明をいくつかの要点に分けたりできます。
AIに要約を頼むと、元の文章を読み取り、重要だと判断した内容を短い文章にまとめます。
ただし、AIが選んだ部分が、自分にとって一番大切とは限りません。
そのため、要約結果だけを見るのではなく、必要に応じて元の文章も確認することが大切です。
最初は自分で作った文章を使ってみよう
初めて試す場合は、自分で作った文章を使うと安心です。
たとえば、仕事の報告文、日記、予定の説明、商品の紹介文などが使えます。
次のような文章があったとします。
今日は午前中に取引先との打ち合わせを行いました。
新しいWebサイトの公開予定について確認し、必要な修正内容を整理しました。
午後は画像の差し替えと文章の確認を行い、問い合わせフォームの動作も確認しました。
大きな問題はありませんでしたが、スマートフォンで見たときに一部の文字が小さかったため、明日修正する予定です。
このままでも内容は分かりますが、短く確認したい場合はAIにまとめてもらえます。
長い文章を入力欄へ貼り付ける
要約したい文章を用意したら、AIの入力欄へ貼り付けます。
文章の前か後に、何をしてほしいのかを追加します。
たとえば、次のように入力します。
次の文章を3行でまとめてください。
今日は午前中に取引先との打ち合わせを行いました。
新しいWebサイトの公開予定について確認し、必要な修正内容を整理しました。
午後は画像の差し替えと文章の確認を行い、問い合わせフォームの動作も確認しました。
大きな問題はありませんでしたが、スマートフォンで見たときに一部の文字が小さかったため、明日修正する予定です。
特別な記号や難しい書き方は必要ありません。
「次の文章をまとめてください」と書き、その下に文章を貼るだけで始められます。
「3行でまとめて」と頼む
まず覚えやすいのが、
3行でまとめてください。
というお願いです。
文章全体を短く確認したいときに向いています。
先ほどの文章なら、打ち合わせをしたこと、確認作業を進めたこと、翌日に修正することなどが短くまとめられます。
3行でも長いと感じた場合は、
1文でまとめてください。
と頼むこともできます。
反対に、少し詳しく知りたい場合は、
5行程度でまとめてください。
と伝えます。
必要な長さを数字で伝えると、目的に合う要約を作ってもらいやすくなります。
「箇条書きにして」と頼む
内容を一目で確認したい場合は、箇条書きが便利です。
次のように入力します。
大切な点を箇条書きにしてください。
すると、文章の中に含まれる予定、作業内容、問題点などが項目ごとに整理されます。
たとえば、
- 取引先と公開予定を確認した
- 画像や文章を修正した
- 問い合わせフォームを確認した
- スマートフォンの文字サイズを翌日直す
という形です。
長い文章の中から、何が行われたのかを素早く確認したいときに使いやすい方法です。
仕事の報告や会議メモを整理するときにも役立ちます。
「子どもにも分かるように」と頼む
元の文章に難しい言葉が多い場合は、短くするだけでは分かりにくさが残ることがあります。
そのときは、
子どもにも分かるように説明してください。
と頼んでみましょう。
たとえば、「動作確認」「公開予定」「修正内容」といった言葉を、よりやさしい表現へ言い換えてもらえます。
実際に子どもへ見せる文章でなくても、内容を分かりやすく理解したいときに使えます。
さらに、
専門用語を使わずに説明してください。
と追加することもできます。
同じ文章を違う形でまとめてもらう
要約は、一度だけで終わらせる必要はありません。
同じ文章に対して、目的を変えながら何度でも頼めます。
まず、
3行でまとめてください。
と入力します。
次に、
大切な点を箇条書きにしてください。
と続けます。
さらに、
初心者にも分かる言葉で説明してください。
と追加します。
同じ内容でも、3行の要約、箇条書き、やさしい説明では読みやすさが変わります。
どの形が自分に合うかを見比べてみましょう。
何を知りたいか伝えると要約しやすい
長い文章には、複数の内容が含まれていることがあります。
その場合は、どの部分を知りたいのかを伝えると、目的に合う要約になりやすくなります。
たとえば、
作業内容だけをまとめてください。
問題点と今後の対応だけを抜き出してください。
日付と金額を中心にまとめてください。
と頼めます。
文章全体を短くするだけでなく、必要な情報だけを探してもらうこともできます。
ただし、元の文章に書かれていない内容まで追加してもらわないように、
文章に書かれている内容だけでまとめてください。
と伝える方法もあります。
要約に使う文章は選ぼう
AIへ文章を貼り付けるときは、前回紹介した安全上の注意も必要です。
名前、住所、電話番号、パスワード、顧客情報などが含まれている場合は、そのまま入力しないようにします。
たとえば、仕事のメールをまとめたい場合は、相手の名前や会社名、メールアドレスを削除したり、一般的な表現へ置き換えたりしてから使います。
また、社外へ出してはいけない資料や、秘密の契約内容なども、安易に入力しないようにしましょう。
最初は、次のような文章が使いやすいです。
- 自分で書いた文章
- 一般公開されている案内文
- 個人情報のないメモ
- 自分で作った練習用の文章
内容を安全に確認してから入力する習慣をつけましょう。
公開されている文章を使うときの注意
Webサイトなどで公開されている文章を要約する場合も、元の文章をどのように使ってよいか注意が必要です。
個人的に内容を理解するために短くまとめることと、要約した内容を自分の文章として公開することは同じではありません。
要約結果をブログや資料へ使う場合は、元の情報を確認し、自分の言葉で整理しましょう。
また、出典が必要な内容では、どこから得た情報なのかを分かるようにします。
AIが作った文章をそのままコピーするのではなく、元の内容と照らし合わせて使うことが大切です。
要約結果に間違いがないか確認する
AIは、文章を短くするときに、大切な条件を省いてしまうことがあります。
たとえば、
「申込期限は金曜日。ただし定員に達した場合は早く終了する」
という文章を要約した結果、「申込期限は金曜日」とだけ表示されるかもしれません。
これでは、「定員に達した場合は早く終了する」という大切な条件が抜けています。
日付、金額、人数、期限、禁止事項などが含まれる文章では、要約後に元の文章も確認しましょう。
重要な情報を残してほしい場合は、
日付と注意事項は省かないでください。
と伝えることもできます。
長すぎる文章は分けて入力する
文章が非常に長い場合は、一度にすべてを入力するよりも、内容ごとに分けた方が確認しやすいことがあります。
たとえば、長い会議記録なら、
- 前半の議題
- 後半の議題
- 決まったこと
- 次回までに行うこと
というように分けます。
それぞれを要約したあと、
ここまでの内容をまとめてください。
と頼む方法もあります。
長い文章を無理に一度で処理しようとせず、読みやすいまとまりに分けて進めましょう。
実際に要約を試してみよう
まずは、自分で作った5行から10行程度の文章を用意します。
日記、仕事の報告、今日行ったことの説明など、内容は何でも構いません。
その文章をAIへ貼り付け、次の順番で頼んでみましょう。
最初に、
3行でまとめてください。
次に、
大切な点を箇条書きにしてください。
最後に、
子どもにも分かる言葉で説明してください。
同じ文章でも、お願いの仕方によって結果が変わることを確認します。
結果が長い場合は、
もっと短くしてください。
難しい場合は、
もっと簡単にしてください。
と追加してみましょう。
まとめ｜目的に合った形で短くしてもらおう
AIを使うと、長い文章の内容を短く整理できます。
まずは文章を入力し、
3行でまとめてください。
箇条書きにしてください。
子どもにも分かるように説明してください。
と頼んでみましょう。
同じ文章でも、長さや形を変えることで、自分が読みやすい要約に近づけられます。
ただし、要約すると大切な条件が省かれることもあります。
日付、金額、期限などの重要な内容は、元の文章でも確認してください。
また、個人情報や顧客情報を含む文章は、そのまま入力しないようにします。
まずは、自分で作った短い文章を使い、3行の要約から試してみましょう。
次回は、メールやメッセージの下書きをAIに作ってもらい、自分の言葉に直して使う方法を紹介します。
