AIを仕事や日常で使い始めると、少しずつ「毎回同じことを説明している」と感じる場面が増えてきます。
たとえば、文章を書いてもらうたびに、自分の仕事内容や相手の立場、文章の雰囲気などを説明していないでしょうか。
「専門用語を使わずに説明してください」
「初めて読む人にも分かる文章にしてください」
「少しやわらかい表現にしてください」
このような希望を毎回入力しても、もちろん問題はありません。しかし、よく使う情報やお願いをあらかじめ整理しておくと、AIとのやり取りをよりスムーズに進められます。
このシリーズで扱う「自分専用AI」とは、特別なAIを一から開発することではありません。自分についての情報や、よく使う指示を整理し、必要なときに再利用できるようにする使い方です。
今回は、自分専用AIの基本的な考え方と、最初に整理しておきたい情報について紹介します。
自分専用AIは特別なものではない
「自分専用AI」と聞くと、自分だけの新しいAIを作ったり、難しい設定をしたりするものを想像するかもしれません。
しかし、最初から複雑な準備をする必要はありません。
まずは、AIに繰り返し伝えている内容をまとめるだけでも、自分専用AIへの第一歩になります。
たとえば、普段AIに文章作成を頼む人であれば、次のような説明を何度も入力しているかもしれません。
「私は中小企業のWeb担当者に向けた記事を書いています」
「専門知識のない人にも伝わるようにしてください」
「大げさな表現や不安をあおる表現は使わないでください」
「見出しを付けて、読みやすい順番に整理してください」
これらは、その場限りの質問ではなく、今後も繰り返し使う可能性が高い情報です。
そのため、一度まとめて保存しておけば、次からは必要な部分を貼り付けるだけで使えます。
毎回説明している情報を整理する
自分専用AIを活用するために、最初に行いたいのが、自分についての情報を整理することです。
ここでいう情報とは、住所や電話番号のような個人情報ではありません。AIに仕事を頼むときに、回答の内容や書き方を調整するための情報です。
どのような仕事をしているか
AIは、質問した人の仕事や立場を自動的にすべて理解しているわけではありません。
そのため、仕事内容を簡単に伝えておくと、回答が自分の状況に合いやすくなります。
たとえば、同じ「案内文を作ってください」という依頼でも、飲食店、Web制作会社、病院、学校では、必要な言葉や説明の仕方が変わります。
詳しい経歴を書く必要はありません。
「地域の小規模店舗を運営している」
「中小企業向けにWebサイトを制作している」
「社内のパソコンやメールの管理を担当している」
このように、普段どのような仕事をしているかを短く整理するだけでも十分です。
誰に向けた文章を書くか
文章作成をAIに頼む場合は、「誰に読んでもらうのか」も大切な情報です。
同じ内容でも、専門家に向けた文章と、初めて知る人に向けた文章では、使う言葉や説明の量が異なります。
たとえば、次のように整理できます。
「パソコンに詳しくない社内スタッフ向け」
「初めてサービスを検討しているお客様向け」
「中小企業の経営者や担当者向け」
読者を明確にすると、AIがどこまで説明すればよいか判断しやすくなります。
どのくらい分かりやすく説明してほしいか
AIの回答は、指示によって詳しさや難しさが変わります。
しかし、「分かりやすくしてください」と伝えるだけでは、自分が求めている分かりやすさと合わないこともあります。
そのため、次のように具体的に伝えると効果的です。
「専門用語はできるだけ使わない」
「専門用語を使う場合は、すぐ後に意味を説明する」
「初めて操作する人が、画面を見ながら進められるように説明する」
「一度に多く説明せず、順番に案内する」
自分が読みやすいと感じる説明方法を整理しておくことで、回答のばらつきを減らせます。
避けてほしい言葉や表現
AIが作成した文章を読んだときに、「少し大げさに感じる」「普段は使わない言い方だ」と思うことがあります。
そのような表現も、あらかじめ避けるように伝えられます。
たとえば、次のような希望です。
「絶対、必ず、劇的などの強い表現は避ける」
「不安をあおるような書き方をしない」
「同じ意味の言葉を何度も繰り返さない」
「かしこまりすぎた表現は使わない」
自分が使いたくない表現を整理しておくと、AIが作った文章を後から直す手間を減らせます。
よく行う作業も伝えておく
自分についての情報だけでなく、AIにどのような作業を頼むことが多いかも整理しておきましょう。
たとえば、普段よく行う作業として、次のようなものがあります。
- メールや案内文を作る
- ブログ記事の構成を考える
- 会議内容を整理する
- 手順を初心者向けに説明する
- 表やチェックリストを作る
- アイデアを複数出して比較する
よく行う作業が分かっていると、その作業に合った指示を用意できます。
メールをよく作る人であれば、相手との関係、文章の長さ、丁寧さなどをまとめておくと便利です。
ブログ記事をよく作る人であれば、読者、記事の長さ、見出しの付け方、避けたい表現などを整理しておけます。
回答してほしい形式を決める
AIに頼んだ内容は同じでも、回答の見せ方によって使いやすさが変わります。
たとえば、操作方法を確認したいときに、長い文章で説明されるよりも、手順を順番に分けてもらった方が使いやすいことがあります。
反対に、ブログ記事や説明文では、短い箇条書きだけでなく、自然につながった文章の方が読みやすい場合もあります。
自分がよく使う回答形式として、次のようなものを整理しておきましょう。
「操作手順は番号順で説明する」
「最初に結論を書き、その後に理由を説明する」
「比較する場合は表にまとめる」
「ブログ記事は見出しを付けた文章形式にする」
「分からない部分がある場合は、推測で決めずに明記する」
このように形式を指定しておくと、AIから受け取った回答を、そのまま使いやすくなります。
整理した情報は繰り返し使える
自分の情報や希望を整理したら、メモ帳や文書ファイルなどに保存しておきます。
最初は、難しい仕組みを使う必要はありません。
パソコンのメモ帳、Word、Googleドキュメントなど、自分が普段使っている場所に保存しておけば十分です。
たとえば、次のような形でまとめられます。
私は、小規模事業者向けに情報を発信しています。
読者は、パソコンやAIに詳しくない人です。
専門用語をできるだけ避け、初めての人にも分かる言葉で説明してください。
大げさな表現や不安をあおる表現は使わないでください。
手順を説明するときは、操作する順番に沿って整理してください。
この文章を保存しておけば、次にAIへ質問するときに貼り付けて使えます。
毎回一から入力する必要がなくなり、回答の雰囲気もそろいやすくなります。
最初から完璧にまとめる必要はない
自分専用AIのための情報は、最初からすべてそろえる必要はありません。
実際にAIを使いながら、必要な情報を少しずつ追加していく方法で問題ありません。
AIの回答を見て、「もう少し短くしてほしい」と感じたら、その希望を追加します。
「専門用語が多い」と感じたら、「専門用語を減らす」という指示を加えます。
「毎回、表に直している」と気づいたら、「比較内容は表で出す」という条件を加えます。
このように、使いながら修正していくことで、自分が使いやすい指示に近づいていきます。
実践：何度も説明したことを3つ書き出す
今回は、自分専用AIを使う準備として、これまでAIに何度も説明したことを3つ書き出してみましょう。
特別な文章にする必要はありません。
まずは、普段のやり取りを思い出しながら、短く書くだけで大丈夫です。
たとえば、次のような内容です。
- パソコンに詳しくない人にも分かるように説明してほしい
- 大げさな表現を使わず、落ち着いた文章にしてほしい
- 操作方法は、画面を進む順番に説明してほしい
仕事でAIを使っている場合は、仕事内容や読者について書いても構いません。
- 地域の小規模事業者に向けた記事を書いている
- 読者はWebやAIについて詳しくない
- 記事は導入文、本文、まとめの順番で作ってほしい
この3つが、これから作る自分専用AIの土台になります。
まとめ
自分専用AIとは、特別なAIを一から開発することではありません。
自分の仕事や読者、希望する説明方法、避けてほしい表現などを整理し、繰り返し使えるようにすることです。
情報を整理しておけば、AIに毎回同じ説明をする手間を減らせます。また、回答の書き方や詳しさも、自分の希望に合わせやすくなります。
まずは、これまでAIに何度も伝えてきたことを3つ書き出してみてください。
小さな整理から始めることが、自分に合ったAI活用につながります。
