ここまでの15話では、AIへの質問方法から文章作成、情報整理、画像の活用、自分専用の指示づくりまで、さまざまな使い方を試してきました。
最初は「何を質問すればよいのか分からない」と感じていた人も、今ではメールの下書きを作ったり、長い文章を整理したり、仕事のアイデアを相談したりできるようになっているでしょう。
今回が、全16話の総仕上げです。
最後に考えたいのは、AIの新しい機能ではありません。これまで試してきた使い方の中から、自分に合ったものを毎日の仕事や生活に取り入れることです。
AIを毎日何時間も使う必要はありません。必要な場面で短時間使うだけでも、仕事を始めやすくしたり、考えを整理したりする助けになります。
今回は、AIを無理なく使い続けるための「自分専用AI活用ルール」を作ってみましょう。
AIは長時間使わなくても役に立つ
AIを使い始めると、「毎日たくさん使わなければ上達しないのではないか」と考えてしまうことがあります。
しかし、AIを使う目的は、利用時間を増やすことではありません。仕事や生活の中で困っていることを解決し、作業を進めやすくすることが目的です。
例えば、メールを書く前に5分だけ相談する使い方でも十分です。
自分の考えがまとまらないときに、「伝えたい内容を整理してください」と入力すれば、文章を作り始めるきっかけになります。作成された文章をそのまま使わなくても、構成や言葉選びの参考にできます。
朝の予定整理に数分使ったり、知らない言葉を質問したりするだけでも、AIを仕事に取り入れていることになります。
大切なのは、長時間使うことではなく、自分が必要とする場面で使えるようにしておくことです。
AIを使うタイミングを決めておく
AIを使い続けるためには、「時間があるときに使おう」と考えるより、どのような場面で使うかを決めておく方が分かりやすくなります。
毎日の仕事には、考えがまとまらずに手が止まったり、文章を作り始めるまでに時間がかかったりする場面があります。そのような場面を、AIに相談するタイミングとして決めておきましょう。
朝に予定を整理する
仕事を始める前に、その日の予定や作業を書き出し、AIに整理してもらう方法です。
例えば、次のように相談できます。
今日行う仕事を、優先順位の高い順に整理してください。午前中に終わらせる仕事と、午後でもよい仕事に分けてください。
すべての予定をAIの指示どおりに進める必要はありません。自分で優先順位を決めるための参考として使います。
作業が多く、どこから手を付けるべきか迷う日に役立つ使い方です。
メールを書く前に相談する
メールを一から書こうとすると、最初の一文で迷うことがあります。
その場合は、伝えたい内容を簡単に入力し、AIに下書きを作ってもらいます。
取引先に、資料の提出が1日遅れることを伝えるメールを作ってください。丁寧に謝り、新しい提出予定日も入れてください。
完成したメールは、送り先との関係や実際の状況に合っているかを確認してから使用します。
メール全体を作ってもらうだけでなく、「この文章を少し柔らかくしてください」「長いので短くしてください」といった使い方もできます。
分からないことを質問する
仕事中に知らない言葉や設定項目が出てきたとき、AIに説明してもらうこともできます。
この言葉を、初めて聞く人にも分かるように説明してください。
この設定を変更すると、何が変わりますか。
専門用語をそのまま検索すると、さらに難しい説明が出てくることがあります。AIには「初心者向けに」「具体例を入れて」と条件を加えられるため、自分に合った説明を受け取りやすくなります。
ただし、契約、料金、法律、医療、税金など、正確さが特に必要な内容は、公式情報や専門家の確認も必要です。
資料作成の最初に使う
資料を作るときは、最初から完成した文章を作ろうとせず、構成を考える段階でAIを使う方法があります。
例えば、社内向けの説明資料を作る場合は、次のように質問できます。
新しい業務ルールを社内で説明する資料を作ります。5ページ程度の構成を考えてください。
AIに構成案を出してもらうと、資料に必要な内容を確認しやすくなります。
その後、自分が持っている情報を加えたり、不要な項目を削ったりしながら資料を完成させます。
週末に翌週の予定を整理する
週末や週の終わりに、翌週の予定をAIと一緒に整理する方法もあります。
会議、提出期限、連絡が必要な相手、準備する資料などを書き出し、作業の順番を考えてもらいます。
来週の予定を、事前準備が必要なものと、当日に対応できるものに分けてください。
予定を入力するときは、会社の機密情報や個人情報をそのまま入力しないように注意しましょう。名前や会社名を「取引先A」「担当者B」のように置き換えても整理できます。
自分に合った使い方を3つ選ぶ
AIには多くの使い方がありますが、すべてを毎日の習慣にする必要はありません。
まずは、自分が使いやすい方法を3つ選んでみましょう。
選ぶときは、「よく行う作業」「時間がかかっている作業」「苦手に感じている作業」の中から探すと見つけやすくなります。
例えば、次のように決められます。
- 朝、その日の予定を整理する
- 重要なメールを書く前に下書きを作る
- 金曜日に翌週の作業を確認する
文章を書く機会が多い人であれば、次のような組み合わせも考えられます。
- 文章を書く前に構成案を作る
- 完成した文章を読みやすく修正する
- 長い資料を短く整理する
自分が実際に使う場面を想像できるものを選ぶことが大切です。
便利そうでも、普段行わない作業を選ぶと、次第に使わなくなってしまいます。
「自分専用AI活用ルール」を作る
使いたい場面を3つ選んだら、AIと一緒に「自分専用AI活用ルール」を作ります。
まずは、次の内容をAIに入力してみましょう。
私はAIを仕事や生活に無理なく取り入れたいと考えています。
普段行っている主な作業は、メール作成、予定管理、資料作成です。
特に時間がかかるのは、文章を書き始めることと、作業の優先順位を決めることです。
毎日長時間使うのではなく、必要な場面で短時間使いたいです。
私に合ったAI活用ルールを3つ作ってください。
それぞれ、使うタイミングと質問例も付けてください。
AIから提案が出たら、そのまま採用するのではなく、自分の仕事に合うように調整します。
例えば、毎朝AIを使うのが難しい場合は、「仕事が多い日だけ使う」というルールに変更できます。毎週金曜日に予定を整理できない場合は、「週の最終勤務日に整理する」としてもよいでしょう。
自分専用のルールなので、一般的な正解に合わせる必要はありません。
AI活用ルールの作成例
自分専用AI活用ルールは、複雑な内容にする必要はありません。
次のように、使う場面と質問方法を短くまとめておくと実践しやすくなります。
ルール1 仕事が多い日は予定を整理する
朝、その日に行う作業を入力し、優先順位を考えてもらいます。
質問例は次のとおりです。
今日行う作業を、急ぐもの、重要なもの、時間に余裕があるものに分けてください。
ルール2 長い文章を書く前に構成を相談する
メール、記事、資料などを書く前に、伝えたい内容を整理してもらいます。
質問例は次のとおりです。
次の内容を伝える文章を作ります。最初に、読みやすい構成を考えてください。
ルール3 週の終わりに次の予定を確認する
終わっていない作業や翌週の予定を入力し、準備することを確認します。
質問例は次のとおりです。
今週終わらなかった作業と来週の予定を整理し、先に準備した方がよいことを教えてください。
作成したルールは、メモ帳や文書ファイルなど、すぐに確認できる場所へ保存しておきます。
質問例も一緒に保存しておけば、毎回入力内容を考える必要がありません。
16話で身につけたことを振り返る
このシリーズでは、AIに質問するところから始め、少しずつ使い方を広げてきました。
分からないことを質問するだけでなく、文章を作る、内容を短くまとめる、アイデアを出す、資料の構成を考える、画像を見せて相談するといった使い方も学びました。
さらに、AIが出した回答をそのまま信じるのではなく、自分で確認することの大切さも取り上げました。
AIを使いこなすために、すべての機能を覚える必要はありません。
自分が普段行っている仕事の中で、「ここを少し手伝ってもらえると助かる」と感じる場面を見つけることが、実用的な活用につながります。
AIの回答は最後に自分で確認する
AIが日常的に使えるようになっても、最終確認は必要です。
特に、日付、氏名、会社名、金額、連絡先、商品の仕様などは、入力した情報と合っているか確認しましょう。
AIは、文章を整えたり、考えを整理したりすることは得意ですが、利用者の状況を完全に理解しているわけではありません。情報が不足していると、実際とは異なる内容を含めることもあります。
また、仕事で利用するときは、社外に公開できない情報や個人情報を入力しないことも大切です。
AIを判断する人の代わりにするのではなく、考える作業を支える補助役として使うことで、安全に活用しやすくなります。
まとめ
全16話を通して、AIは特別な知識を持つ人だけの道具ではなく、質問の仕方を少し工夫すれば、初心者でも仕事や生活に取り入れられることを学んできました。
AIを毎日何時間も使う必要はありません。
朝の予定整理、メールの下書き、分からないことの確認、資料作成の構成づくりなど、自分が困りやすい場面で短時間使うだけでも役立ちます。
まずは、これまで試した使い方の中から、自分に合うものを3つ選んでみてください。そして、使うタイミングと質問例を「自分専用AI活用ルール」として保存しておきましょう。
使ってみて合わなければ、ルールを変更しても問題ありません。
AIに自分を合わせるのではなく、自分の仕事や生活に合う形へAIの使い方を調整することが、無理なく続けるためのポイントです。
