第13話では、調査結果を短い報告文にまとめました。
第14話では、その報告文をもとに提案書の構成を作ります。提案書は、いきなり本文を書き始めるより、読み手が判断しやすい順番を先に決める方が作りやすくなります。
提案書の目的を決める
まず、提案書で何をしてほしいのかを決めます。
承認してほしいのか、比較して判断してほしいのか、次の打ち合わせにつなげたいのか。目的によって構成が変わります。
AIには、第13話の報告文を渡して、次のように頼みます。
この報告文をもとに、提案書の目的を一文で整理してください。
読み手の判断順に並べる
提案書は、自分が調べた順番ではなく、読み手が判断する順番で並べます。
多くの場合は、次の流れが使いやすくなります。
- 背景
- 課題
- 提案内容
- 根拠
- 費用や工数
- 注意点
- 次の進め方
AIには、この順番をもとに構成案を作ってもらいます。
報告文を提案材料へ変える
報告文にある結論や根拠は、そのまま提案書本文になるとは限りません。
報告文は判断材料を短く伝えるものです。提案書では、読み手が納得できるように背景や選択肢を補う必要があります。
AIには、次のように依頼します。
報告文の内容を、提案書の各章にどのように配置するか整理してください。
足りない材料を見つける
構成案を作ると、足りない材料が見えます。
費用がない、導入手順が薄い、リスクが未確認、比較対象が足りないなどです。ここで不足を見つけておくと、本文作成時の手戻りを減らせます。
AIには、次のように頼みます。
この構成で提案書を作る場合に、足りない材料を挙げてください。
実践：提案書の骨組みを作る
第13話の報告文を用意します。
AIには、次のように依頼します。
次の報告文をもとに、提案書の構成を作ってください。背景、課題、提案内容、根拠、費用や工数、注意点、次の進め方に分けてください。各章に入れる内容と、足りない材料も示してください。
第14話で完成するのは、本文を書く前の提案書構成です。
次回の第15話では、作成した資料を相手の立場で見直します。
まとめ
提案書の構成を作るときは、調べた順ではなく読み手の判断順に並べます。
目的、章立て、報告文の配置、不足材料を整理しておくと、本文作成と見直しがしやすくなります。
