第10話の候補表を、会議で初めて読む資料にしないために、報告する形をそろえます。第11話の目的は会議をAIで要約することではなく、決めるべきことを短時間で判断できる状態にすることです。
毎回同じ順で見る
問い合わせの変化、FAQや営業資料の更新、発信の実施状況、お客様の声、試行中の改善、判断が必要なことを一枚に並べます。数字がない項目は無理に埋めず、「未確認」と書きます。
AIには、各担当のメモを「事実、変化、困りごと、提案、決めてほしいこと」に整えさせます。会議中にAIの要約を正解として扱わず、元のメモと照合します。
決定と担当を残す
会議後は、決まったこと、保留、担当、期限だけを別の行にします。この記録が第12話の作業マニュアルへ残すべき変更点を教えてくれます。
実践
次回会議用に、A4一枚相当の報告欄を作ります。報告者ごとの長文ではなく、判断が必要な項目を上段に置きましょう。
例：15分の会議で見る順番
最初の3分で、前回決めたことが終わったかを確認します。次の5分で、問い合わせの変化、発信の実施状況、顧客の声などの事実を見ます。最後の7分で、第10話の改善候補から今週決める一つを選びます。説明が必要な資料は事前に共有し、会議中に読み上げません。
AIに会議前のメモをまとめさせるなら、担当者別ではなく論点別にまとめます。「事実」「判断が必要なこと」「保留理由」が混ざっていないかを、会議の司会者が確認します。会議後の記録は、決定、担当、期限、根拠資料へのリンクだけに絞ります。
報告項目を固定し過ぎない
毎回同じ欄を使っても、役に立たない欄は削ります。たとえば発信の件数だけで判断できないなら、問い合わせにつながった質問や、確認に時間がかかった内容を加えます。会議の形も、第1話の業務地図で見つけた詰まりを解くために変えていきます。
会議で決めなかったことも、誰がいつまでに調べるかだけ残します。保留が続く項目は、判断材料が足りない合図です。
