第3話では、長い受信メールから対応表を作りました。
第4話では、その対応表を使って返信メールを完成させます。ここで大切なのは、丁寧な文章を作ることだけではありません。相手の依頼に対して、何に答え、何を確認し、何を保留するのかを分けた返信にすることです。
返信の目的を一つに決める
返信メールには目的があります。
承諾する返信なのか、確認する返信なのか、資料を送る返信なのか、日程調整へ進む返信なのか。目的が曖昧なまま書くと、丁寧でも相手が次に何をすればよいか分かりにくくなります。
第3話の対応表を見て、返信の目的を一つ決めます。
AIには、次のように頼みます。
この対応表をもとに、返信メールの目的を一文で整理してください。承諾、確認、資料送付、日程調整のどれに近いかも示してください。
返信に入れる内容を選ぶ
長いメールに対する返信では、すべてに同じ重さで答える必要はありません。
まず、相手が知りたいことを優先します。次に、こちらが対応することを書きます。そのうえで、確認が必要なことを短く加えます。
返信に入れる材料は、次の順番で並べると読みやすくなります。
- 受け取ったことへのお礼
- こちらが理解した依頼内容
- 対応すること
- 確認したいこと
- 次の行動や期限
AIには、この順番で下書きを作らせます。
分からないことを曖昧に返さない
返信メールで危ないのは、分からないことを自然な文章でごまかしてしまうことです。
たとえば、提出期限が未確定なのに「近日中に対応します」と書くと、相手との認識がずれるかもしれません。
AIには、次の指示を入れます。
不明な点は断定せず、確認事項として相手に答えてもらう形にしてください。
これで、AIが勝手に決めたように見える返信を避けやすくなります。
相手が答えやすい形にする
確認事項がある場合は、質問を短く分けます。
相手が「はい」「この資料です」「この日程です」と答えやすい形にすると、やりとりが短くなります。
AIには、次のように依頼できます。
確認事項は三つ以内に絞り、相手が回答しやすい順番に並べてください。
この工夫は、第5話の日程調整メールにもつながります。
送る前に人の目で確認する
AIが作った返信文は、送る前に必ず確認します。
特に、宛名、固有名詞、日付、期限、添付資料、約束内容は注意が必要です。文章が自然でも、元のメールにない情報が混ざることがあります。
確認するときは、対応表と返信文を並べて見ます。
- 対応表にある重要事項へ答えているか
- 不明点を勝手に決めていないか
- 相手の次の行動が分かるか
- 添付や資料共有の有無が合っているか
実践：対応表から返信文を作る
第3話で作った対応表を用意します。
AIには、次のように依頼します。
次の対応表をもとに、依頼者へ返す返信メールを作成してください。受領のお礼、こちらの理解、対応すること、確認したいこと、次の行動の順にしてください。不明なことは断定せず、確認事項として書いてください。読みやすいが、過度に長くしないでください。
返信文ができたら、対応表と照らし合わせて修正します。
第4話で完成するのは、相手にそのまま確認してもらえる返信メールです。次回の第5話では、相手に日程を選んでもらうためのメールを作ります。
まとめ
依頼内容に合った返信メールを完成させるには、丁寧な文章より先に返信の目的を決めることが大切です。
対応すること、確認すること、次の行動を分けておくと、相手が読みやすく、こちらも次の作業へ進みやすくなります。
