第6話では、会議前に議題と確認事項を整理しました。
第7話では、会議後のメモを使って、決定事項と次の作業を整理します。会議メモは、そのままだと発言の記録に近くなります。実務で使うには、決まったこと、まだ決まっていないこと、誰が次に動くかを分ける必要があります。
会議メモを議事録に急いでしない
会議後すぐに、AIへ「議事録にしてください」と頼みたくなります。
しかし、議事録として整える前に、まず作業に関係する情報を抜き出します。きれいな文章よりも、決定事項と未決事項が見えることが先です。
AIには、次のように頼みます。
次の会議メモから、決定事項、未決事項、次の作業、担当者、期限を分けてください。発言の要約ではなく、会議後に動ける形にしてください。
決定事項と確認事項を分ける
会議中には、決まったように聞こえる発言と、確認しただけの発言が混ざります。
「この方向で進めましょう」は決定に近いですが、「この案もありそうですね」はまだ候補です。
AIには、曖昧な発言を決定扱いにしないよう指定します。
決定と言い切れない内容は、未決事項または確認事項に入れてください。
この指定で、会議後の誤解を減らせます。
次の作業を担当者つきで整理する
会議後に必要なのは、誰が何をするかです。
担当者が決まっていない作業は、作業ではなく未決事項として扱います。期限がない場合も、期限未定として残します。
AIには、次の形に整えてもらいます。
- 作業内容
- 担当者
- 期限
- 必要な資料
- 次に確認する相手
担当者や期限がメモにない場合は、不明として残します。
参加者へ共有する形にする
整理した内容は、自分用だけでなく参加者への共有にも使えます。
ただし、会議メモをそのまま送ると長くなりがちです。共有用には、決定事項、次の作業、確認待ちだけに絞ります。
AIには、次のように依頼できます。
上の整理内容を、会議参加者へ共有する短い確認メモにしてください。決定事項、次の作業、確認待ちの順にまとめてください。
実践：会議メモを作業リストにする
会議メモを一つ用意します。箇条書きでも、走り書きでも構いません。
AIには、次のように依頼します。
次の会議メモを、会議後の作業リストにしてください。決定事項、未決事項、担当者つきの次の作業、期限未定の作業、参加者へ共有する内容に分けてください。決まっていないことは決定扱いにしないでください。
第7話で完成するのは、会議後に動ける作業リストです。
次回の第8話では、会議や確認で出た複数人の意見から、共通点と相違点を見つけます。
まとめ
会議メモから必要なのは、きれいな議事録だけではありません。
決定事項、未決事項、次の作業、担当者、期限を分けることで、会議後の動きが明確になります。
