第5話では、相手が回答しやすい日程調整メールを作りました。
第6話では、決まった会議に向けて議題と確認事項を整理します。会議は、予定を入れただけではうまく進みません。何を話し、何を決め、何を確認するのかを事前に分けておく必要があります。
会議の目的を一文にする
まず、会議の目的を一文にします。
情報共有なのか、判断してもらう場なのか、意見を聞く場なのか。目的が違うと議題の並べ方も変わります。
AIには、これまでの受付メモ、対応表、返信文、日程調整内容を渡し、次のように頼みます。
これまでの内容をもとに、この会議の目的を一文で整理してください。
目的が決まると、議題に入れるものと入れないものを分けやすくなります。
決めることと聞くことを分ける
会議前に混ざりやすいのが、決定事項と確認事項です。
決めることは、会議後に行動が変わるものです。確認することは、前提や事実をそろえるためのものです。
AIには、次のように依頼します。
会議で決めたいことと、事前に確認したいことを分けてください。
この二つを分けるだけで、会議の進行がかなり楽になります。
議題を時間順に並べる
議題は、重要なものから並べればよいとは限りません。
前提確認、判断、次の作業の順に並べると、参加者が理解しやすくなります。
たとえば、次の流れです。
- 前回までの確認
- 今回決めたいこと
- 迷っている点
- 次に誰が何をするか
AIには、会議時間に合わせて議題を絞ってもらいます。
30分で進められるように、議題を三つから四つに絞ってください。
事前共有する資料を決める
会議前に資料を送る場合は、全部送ればよいわけではありません。
参加者が事前に見ておくべきものだけを選びます。長い資料を送る場合は、どこを見てほしいかも伝えます。
AIには、次のように頼めます。
会議前に共有すべき資料と、当日画面共有で見せればよい資料を分けてください。
これで、相手の準備負担を減らせます。
実践：会議前メモを作る
第5話で決まった日程、参加者、会議目的を用意します。
AIには、次のように依頼します。
次の情報をもとに、会議前メモを作ってください。会議の目的、議題、確認事項、事前共有資料、当日決めたいこと、次の作業候補に分けてください。30分で進められる量に絞ってください。
会議前メモができたら、参加者に共有するか、自分用の進行メモとして使います。
次回の第7話では、会議後のメモから決定事項と次の作業を整理します。
まとめ
会議前に議題と確認事項を整理すると、会議の時間を使いやすくなります。
目的、決めること、確認すること、共有資料を分けておくことで、会議後の作業にもつなげやすくなります。第5話では、相手が回答しやすい日程調整メールを作りました。
第6話では、決まった会議に向けて議題と確認事項を整理します。会議は、予定を入れただけではうまく進みません。何を話し、何を決め、何を確認するのかを事前に分けておく必要があります。
目的、決めること、確認すること、共有資料を分けておくことで、会議後の作業にもつなげやすくなります。
