第4話では、依頼内容に合った返信メールを作りました。
第5話では、その流れを使って、相手が回答しやすい日程調整メールを作ります。日程調整は、丁寧に書くだけではうまく進みません。候補日、所要時間、場所、参加者、回答期限が分かりやすいことが大切です。
日程調整の目的を確認する
まず、何のための日程調整なのかを確認します。
打ち合わせなのか、確認会なのか、提案前の相談なのか。目的によって、必要な時間や参加者が変わります。
AIには、第4話の返信文や対応表を渡し、次のように頼みます。
この内容から、日程調整で相手に伝えるべき目的、所要時間、参加者、事前準備を整理してください。
目的が分かると、相手も候補日を選びやすくなります。
候補日は少なく絞る
候補日が多すぎると、相手は選びにくくなります。
実務では、三つから五つ程度に絞る方が返信しやすくなります。午前、午後、所要時間も分かるようにします。
AIには、候補日そのものを勝手に作らせるのではなく、手元の候補を整えさせます。
次の候補日時を、相手が選びやすい形に並べ替えてください。候補は増やさず、表現だけ整えてください。
日付や曜日は、人の目で必ず確認します。
回答方法を簡単にする
日程調整メールでは、相手に何を返してほしいかを明確にします。
「ご都合をお知らせください」だけだと、相手が自由に書く必要があります。候補番号や希望順位で返せるようにすると、やりとりが短くなります。
AIには、次のように頼めます。
相手が候補番号で回答できるように、返信しやすい文面にしてください。
画像や画面では番号を出せませんが、本文では候補の選び方を明確にします。
事前準備も添える
会議や打ち合わせでは、日程だけでなく事前準備も重要です。
資料を見ておいてほしいのか、質問を用意してほしいのか、当日決めたいことがあるのか。これを一言添えると、会議の質が上がります。
ただし、準備依頼が多すぎると重くなります。必要最小限に絞ります。
実践：日程調整メールを作る
第4話の返信文、候補日時、参加者、所要時間を用意します。
AIには、次のように依頼します。
次の条件で、相手が回答しやすい日程調整メールを作ってください。目的、候補日時、所要時間、参加者、事前準備、回答方法を入れてください。候補日時は増やさず、日付や曜日は人が確認する前提で書いてください。
作成後は、候補日時、曜日、タイムゾーン、参加者、会議形式を確認します。
次回の第6話では、決まった日程に向けて会議の議題と確認事項を整理します。
まとめ
相手が回答しやすい日程調整メールでは、候補日を並べるだけでなく、目的、所要時間、回答方法を明確にします。
候補を少なくし、事前準備を絞ることで、相手が迷わず返信しやすくなります。
