オウンドメディア運用において、「コンテンツを継続的に発信し続けること」は、多くの担当者が抱える共通の悩みではないでしょうか。社内には専門的な知見やデータといった「お宝」が眠っているにもかかわらず、それらが記事として世に出ることは稀です。結果として、コンテンツ作成は一部の担当者の頑張りに依存し、属人化と疲弊を招いてしまいます。
本記事では、このような課題を解決し、コンテンツを「頑張って書くもの」から「仕組みで回すもの」へと転換するための具体的なプロセスを解説します。社内に眠るナレッジを効率的に記事化し、コンテンツを量産する体制を構築するためのヒントが満載です。
なぜ社内のナレッジは記事にならないのか？3つの構造的な壁
多くの企業で、社内の貴重な情報がコンテンツとして活用されない背景には、大きく分けて3つの構造的な壁が存在します。
- 「暗黙知」の壁：ノウハウが言語化・形式知化されていない トップセールスや熟練のエンジニアが持つノウハウは、個人の経験や感覚に根差した「暗黙知」であることがほとんどです。 これらはマニュアルや報告書のような「形式知」に変換されていないため、本人以外が活用するのは困難です。
- 「部門・役割」の壁：情報がサイロ化し、共有されていない 各部門はそれぞれの業務に最適化されており、他部門がどのような情報を持っているかを把握していません。 営業部門の顧客課題データ、開発部門の技術情報、カスタマーサポートのFAQなど、部門ごとに情報がサイロ化し、横断的な活用が進まないのです。
- 「動機付け」の壁：記事化への協力インセンティブがない 現場の社員にとって、自身のナレッジを記事化するために時間を割く直接的なメリットは感じにくいものです。 記事作成への協力が評価に繋がりにくく、「忙しい業務の合間にやるべき追加タスク」と捉えられてしまうため、後回しにされがちです。
これらの壁を乗り越えるには、個人の努力に頼るのではなく、ナレッジを収集し、記事としてアウトプットするまでの一連の流れを「標準プロセス」として定義し、組織的に運用することが不可欠です。
社内ナレッジを記事化する標準プロセス（5ステップ）
ここからは、社内ナレッジを効率的に記事化し、量産体制を築くための具体的な5つのステップを解説します。AIを積極的に活用することで、各プロセスの生産性を飛躍的に向上させることができます。
ステップ1：企画立案 – 顧客課題と社内ナレッジのマッピング
まず、マーケティング担当者や編集者が中心となり、顧客が抱える課題と、それに応えることができる社内ナレッジをマッピングします。
- 顧客課題の洗い出し: 営業やカスタマーサポート部門と連携し、顧客から頻繁に寄せられる質問や相談事を収集します。
- 社内ナレッジの棚卸し: 各部門が持つ専門知識、データ、成功事例などをヒアリングし、リスト化します。
- 企画の決定: 顧客課題と社内ナレッジの接点を見つけ、具体的な記事企画に落とし込みます。
【AI活用ポイント】 競合サイトの記事タイトルや構成をAIに分析させ、自社の強みを活かせる独自の切り口やキーワードのアイデアを効率的に得ることができます。
ステップ2：取材・情報収集 – 担当者へのヒアリングと一次情報の獲得
企画が決まったら、ナレッジを持つ社員（ナレッジホルダー）へ取材を申し込みます。ここで重要なのは、相手の負担を最小限に抑えることです。
- 事前準備: 記事の目的、ターゲット読者、想定される質問項目をまとめた「取材シート」を事前に共有します。
- ヒアリング: 編集者はインタビュアーに徹し、専門的な内容を深掘りします。会話を録音・録画しておくと、後工程がスムーズになります。
- 一次情報の獲得: ヒアリングを通じて、Web検索では得られない、その企業ならではの一次情報を引き出します。
【AI活用ポイント】 録音した音声データをAI文字起こしツールでテキスト化します。これにより、編集者はヒアリングに集中でき、議事録作成の手間も大幅に削減できます。
ステップ3：構成案作成 – 読者のための情報設計
取材で得た情報を基に、記事の骨格となる構成案を作成します。読者がスムーズに内容を理解できるよう、情報を整理し、論理的な流れを設計することが重要です。
- 情報の構造化: 収集した情報をグルーピングし、見出しレベルで階層化します。
- ストーリー設計: 読者の課題に寄り添い、解決策を提示するストーリーを描きます。
- CTAへの導線: 記事の目的に合わせ、自然な形でCTA（資料ダウンロードや問い合わせ）へと誘導する流れを組み込みます。
【AI活用ポイント】 文字起こししたテキストデータをAIに読み込ませ、「この記事の要点は？」「ターゲット読者向けに構成案を3パターン提案して」といった指示（プロンプト）を与えることで、構成案作成の時間を大幅に短縮できます。
ステップ4：執筆・編集 – AIとの協業による効率化
構成案が固まったら、いよいよ執筆です。ここでは、AIを「優秀なアシスタント」として活用し、ライターは「編集者」としての役割に集中します。
- AIによる下書き作成: 構成案と取材のテキストデータを基に、AIに記事の下書きを生成させます。
- 人間による編集・リライト: AIが生成した文章を鵜呑みにせず、以下の観点で編集・加筆修正を行います。
- ファクトチェック: 情報の正確性を担保する。
- 独自性の付加: 企業独自の視点や事例、熱量を加える。
- ブランドトーンの統一: 企業のブランドイメージに合った文体や表現に整える。
- 読者への共感: 読者の心に響く、血の通った言葉で表現する。
ステップ5：レビュー・公開 – 関係者とのスムーズな連携
完成した記事は、ナレッジホルダー本人に内容の最終確認を依頼します。
- レビュー依頼: 修正箇所が分かりやすいように、具体的な質問や確認事項を添えて依頼します。
- フィードバック反映: レビュー結果を反映し、記事を公開します。
- ナレッジの蓄積: 完成した記事は、社内のナレッジ共有ツールに蓄積し、誰でもアクセスできるようにします。 これにより、同様の質問が来た際に営業担当者が活用するなど、二次利用が可能になります。
「仕組み」で回すための3つの重要ポイント
この標準プロセスを形骸化させず、継続的に運用するためには、以下の3つのポイントが重要です。
- 役割分担の明確化: 編集長、編集者、ライター、デザイナーなど、オウンドメディア運営に関わるメンバーの役割と責任を明確にします。 全員が兼任でも構いませんが、誰が何に責任を持つのかをはっきりさせることが重要です。
- 協力体制の構築と社内啓蒙: なぜオウンドメディアが重要なのか、記事作成が事業にどう貢献するのかを社内全体に伝え、協力的な雰囲気を作ることが不可欠です。 記事化に協力してくれた社員を社内で称賛するなど、ポジティブな動機付けも有効です。
- ツールの活用と自動化: AIツールやナレッジ共有ツール、プロジェクト管理ツールなどを積極的に活用し、各プロセスの効率化と自動化を推進します。
まとめ：コンテンツ量産は「仕組み」で実現できる
社内に眠るナレッジは、コンテンツマーケティングにおける強力な武器です。しかし、その活用は担当者の個人的なスキルや努力に依存しているケースが後を絶ちません。
今回ご紹介した「社内ナレッジ→記事化」の標準プロセスは、この属人化から脱却し、コンテンツを組織的に、かつ効率的に量産するための設計図です。AIという強力なパートナーと共に、まずは小さな成功事例を作るところから始めてみてはいかがでしょうか。
コンテンツ作成を「頑張る」フェーズから、「仕組みで回す」フェーズへと移行することで、オウンドメディアは必ずや事業成長を加速させるエンジンとなるはずです。
