第10話から第12話では、比較表、資料抜き出しメモ、数字メモを作りました。
第13話では、それらを使って短い報告文にまとめます。報告文は、調べたことを全部並べる文章ではありません。相手が判断しやすい順番で、結論、根拠、注意点、次の行動をまとめるものです。
誰に報告するかを決める
同じ調査結果でも、報告相手によって書き方が変わります。
上司に判断してもらうなら、結論と判断材料を先に出します。作業担当者に共有するなら、次の作業が分かる形にします。お客様に伝えるなら、専門用語を減らします。
AIには、次のように頼みます。
この調査結果を、誰に報告する文章にするかを前提として、報告の順番を整理してください。
結論を先に置く
短い報告文では、最初に結論を置きます。
ただし、結論がまだ出せない場合もあります。その場合は「現時点では判断保留」と書き、何を追加確認すればよいかを示します。
AIには、次のように依頼します。
調査結果から言える結論と、まだ断定できない点を分けてください。
根拠を必要な分だけ添える
報告文では、根拠を全部入れる必要はありません。
比較表、PDF抜き出し、数字メモから、結論を支える材料だけを選びます。根拠が弱い場合は、そのことも書きます。
AIには、次のように頼みます。
結論を支える根拠を三つ以内に絞ってください。根拠が弱い部分は注意点として分けてください。
次の行動を書いて終える
報告文の最後には、次に何をするかを書きます。
追加確認、提案書作成、会議で判断、資料修正など、読み手が次に進める形にします。
AIには、次のように依頼できます。
最後に、次に取るべき行動を一つから三つに絞ってください。
実践：短い報告文を作る
比較表、資料抜き出しメモ、数字メモを用意します。
AIには、次のように依頼します。
次の調査結果を、短い報告文にまとめてください。結論、根拠、注意点、未確認事項、次の行動の順にしてください。根拠がないことは断定しないでください。
第13話で完成するのは、社内で判断に使える短い報告文です。
次回の第14話では、この報告文をもとに提案書の構成を作ります。
まとめ
調査結果を報告文にするときは、集めた情報を全部書くのではなく、判断に必要な順番へ並べます。
結論、根拠、注意点、未確認事項、次の行動を分けることで、読み手が次へ進みやすくなります。
