社内説明資料や企画書を作るとき、最初の1ページを書き始めるまでに時間がかかることがあります。
伝えたい内容は決まっていても、
「何から説明すればよいのか」
「どのような順番に並べればよいのか」
「見出しをどう付ければよいのか」
と迷い、作業が進まないこともあるでしょう。
そのようなときは、AIに資料のたたき台を作ってもらえます。
たたき台とは、最初から完成している資料ではなく、あとから修正したり内容を追加したりするための土台です。
AIにいきなり完成品を求めるのではなく、まず構成を作り、次に内容を追加し、最後に文章を整えるという順番で進めると、内容を確認しながら資料を作れます。
今回は、簡単な社内説明資料を例に、AIと会話しながら資料のたたき台を作る方法を紹介します。
最初から完成した資料を求めなくてもよい
資料作りでAIを使うとき、最初から「企画書を完成させてください」と頼みたくなるかもしれません。
しかし、資料の目的や読む相手、伝えたい内容が十分に決まっていない状態では、自分の希望と違う資料になることがあります。
たとえば、社内向けに簡潔な説明をしたいのに、外部向けの提案書のような長い文章が作られる場合があります。
反対に、詳しい資料が必要なのに、見出しだけの短い内容になることもあります。
そのため、まずは資料の全体像だけを考えてもらうところから始めます。
最初の段階では、文章の細かい表現よりも、何をどの順番で説明するかを確認することが大切です。
資料の目的と読む人を伝えよう
AIに構成を考えてもらう前に、資料を作る目的を伝えます。
たとえば、新しい社内ルールを説明する資料なら、次のように入力できます。
社内で新しい申請方法を説明する資料を作ります。
対象は、その申請方法を初めて使う社員です。
5ページ程度の簡単な構成を考えてください。
この依頼では、次の3つを伝えています。
- 何を説明する資料なのか
- 誰が読むのか
- どのくらいの長さにしたいのか
すべてを細かく決める必要はありません。
「社内向け」「初心者向け」「5ページ程度」のように、分かっている条件だけを伝えれば始められます。
まず資料の構成を作ってもらう
最初の依頼では、本文まで作らず、見出しやページの順番だけを考えてもらいます。
たとえば、次のように頼みます。
まずは本文を書かずに、各ページのタイトルと説明する内容だけを作ってください。
すると、AIから次のような構成が提案されることがあります。
1ページ目
資料の目的
2ページ目
新しい申請方法の概要
3ページ目
申請の手順
4ページ目
申請するときの注意点
5ページ目
問い合わせ先と開始日
この段階では、文章の完成度を確認する必要はありません。
必要な項目がそろっているか、順番が分かりやすいかを見ます。
構成に不足がないか確認する
AIが作った構成を見たら、自分が伝えたい内容と比べます。
たとえば、新旧の申請方法の違いも説明したい場合は、その項目が不足しています。
そのときは、同じ会話の中で次のように伝えます。
旧しい方法と新しい方法の違いを説明するページも追加してください。
実際の開始前に準備が必要なら、
利用開始前に社員が準備することも入れてください。
と追加できます。
反対に、不要な項目が含まれている場合は、
問い合わせ先のページは最後のページにまとめてください。
会社の紹介は必要ありません。
と伝えます。
構成の段階で内容を調整しておくと、その後の文章作成が進めやすくなります。
ページ数を変えてもらう
最初に作った構成が長すぎたり、短すぎたりすることがあります。
たとえば、5ページで作りたいのに、AIが8ページの構成を提案する場合があります。
そのときは、
内容を5ページにまとめてください。
と頼めます。
反対に、説明が足りないと感じたら、
手順の説明を詳しくするため、7ページ程度に増やしてください。
と伝えます。
ページ数を減らすときは、内容を無理に削っていないか確認しましょう。
一つのページに情報が集まりすぎている場合は、ページ数を増やした方が読みやすくなることもあります。
構成が決まったら内容を追加する
資料の構成が決まったら、次に各ページの内容を作ってもらいます。
すべてのページを一度に作ることもできますが、最初は1ページずつ進めると確認しやすくなります。
たとえば、
2ページ目の「新しい申請方法の概要」に入れる内容を、初心者向けに作ってください。
と入力します。
さらに、
文章を長くしすぎず、重要な点を3つに整理してください。
と条件を加えることもできます。
AIが作った文章を確認し、説明が難しい場合は、
専門用語を使わず、もう少し分かりやすくしてください。
と頼みましょう。
箇条書きと説明文を使い分ける
資料では、すべてを長い文章にすると読みにくくなります。
手順や注意点などは、短い項目に分けた方が伝わりやすいことがあります。
たとえば、申請手順のページでは、
3ページ目の内容を、3つの手順に分けてください。
それぞれに短い説明を付けてください。
と頼めます。
一方、資料の目的や変更した理由などは、文章で説明した方が自然な場合があります。
そのときは、
このページは箇条書きではなく、短い説明文にしてください。
と伝えます。
どの部分も同じ形式にするのではなく、内容に合わせて見せ方を変えることが大切です。
必要な情報をあとから追加する
資料作りを進めている途中で、伝えるべき情報を思い出すことがあります。
たとえば、申請に必要な書類や締め切りを追加したくなるかもしれません。
その場合は、現在の会話に続けて伝えます。
申請には本人確認書類が必要です。
この内容を適切なページに追加してください。
AIにどのページへ入れるか判断してもらうこともできます。
ただし、重要な情報は、自分でもどこに追加されたか確認しましょう。
日付、金額、提出物などは、資料の中で見つけやすい位置に置かれているかを見ることが大切です。
具体例を入れて分かりやすくする
説明だけでは分かりにくい内容には、具体例を加えられます。
たとえば、申請手順を説明する資料であれば、
初めて申請する社員の例を一つ入れてください。
と頼めます。
すると、「社員が申請画面を開き、必要事項を入力し、上司へ提出する」といった流れの例を作ってもらえます。
具体例は、読む人が実際の作業を想像する助けになります。
ただし、実在する社員の名前や個人情報を使う必要はありません。
「営業部の社員」「申請する担当者」のような一般的な表現を使いましょう。
最後に文章全体を整えてもらう
各ページの内容がそろったら、最後に全体を整えます。
たとえば、次のように頼みます。
各ページの文章の長さと表現をそろえてください。
社内向けの、丁寧で分かりやすい文章にしてください。
これにより、あるページだけ文章が長すぎたり、言葉のかたさが違ったりする部分を調整できます。
さらに、
同じ意味の説明が重複している部分を減らしてください。
見出しを短く分かりやすくしてください。
初めて読む人が迷いそうな部分を教えてください。
といった確認もできます。
最後の整えでは、新しい情報を増やすよりも、読みやすさや表現の統一を確認します。
タイトルや見出しを分かりやすくする
資料の内容がそろっていても、タイトルが分かりにくいと、何についての資料か伝わりません。
たとえば、
新システムについて
というタイトルだけでは、内容が広すぎます。
AIに、
この資料の内容が分かるタイトルを5案考えてください。
と頼めます。
「新しい経費申請方法のご案内」「経費申請手順の変更について」のように、資料の目的が伝わる候補を考えてもらえます。
各ページの見出しについても、
見出しを、内容がすぐ分かる表現に直してください。
と頼めます。
資料を読む人が、見出しだけを見ても全体の流れを理解できるか確認しましょう。
発表用の話す内容も作ってもらえる
資料を会議で説明する場合は、画面に表示する文章とは別に、話す内容も必要です。
その場合は、
この資料を説明するときの話す内容を、各ページごとに作ってください。
と頼めます。
資料には短い文章だけを載せ、詳しい説明は発表者が話す形にできます。
さらに、
1ページにつき1分程度で説明できる長さにしてください。
と条件を付けることもできます。
AIが作った説明文は、自分が話しやすい言葉へ直して使いましょう。
普段使わない表現が多い場合は、読み上げにくくなるため注意が必要です。
企画書のたたき台にも使える
同じ方法は、社内説明資料だけでなく、簡単な企画書にも使えます。
たとえば、社内イベントの企画書を作る場合は、次のように入力します。
社内交流イベントの企画書を作ります。
まずは、目的、内容、対象者、準備、予算、当日の流れを含む構成を考えてください。
構成ができたら、
「イベントの目的」の内容を作ってください。
必要な準備を具体的にしてください。
予算を考えるための項目を整理してください。
と進めます。
企画書では、AIが出した費用や参加人数をそのまま確定情報として使わないようにします。
実際の価格や会場の条件を確認し、自分たちの状況に合わせて修正しましょう。
AIに渡す情報は必要な範囲にする
社内資料を作る場合は、AIへ入力する内容にも注意が必要です。
顧客情報、社員の個人情報、公開前の商品情報、契約内容、社外秘の数値などは、そのまま入力しないようにします。
たとえば、具体的な社員名を使わず、
「営業担当者」
「申請する社員」
「承認する上司」
のように置き換えられます。
売上金額や契約金額が文章構成に必要ない場合は、入力せずに資料の形だけを作ってもらい、あとから自分で追加します。
AIに資料の土台を作ってもらうことと、社内情報をすべて渡すことは別です。
必要な情報だけを使うようにしましょう。
AIが作った内容をそのまま完成品にしない
AIが作った資料は、文章が整っていても、実際の社内ルールと合っているとは限りません。
資料を使う前に、次の内容を確認します。
- 説明の順番が分かりやすいか
- 必要な情報が抜けていないか
- 日付や金額が正しいか
- 実際の手順と合っているか
- 読む人に必要のない情報が多すぎないか
- 社内で使う言葉と表現が合っているか
特に、制度、規則、申請手順などを説明する資料では、正式な情報と照らし合わせる必要があります。
AIが作るのは完成品ではなく、確認と修正を前提にしたたたき台と考えましょう。
実際に簡単な社内資料を作ってみよう
ここまで読んだら、3ページから5ページ程度の簡単な資料を作ってみましょう。
題材は、新しい社内ルール、作業手順、イベントの案内など、内容を自分で確認できるものが適しています。
最初に、次のように入力します。
社内で〇〇を説明する資料を作ります。
読む人は〇〇です。
まずは5ページ程度の構成だけを作ってください。
構成が表示されたら、不足や不要な項目がないか確認します。
次に、
2ページ目に入れる内容を、初心者向けに作ってください。
と頼みます。
各ページの内容がそろったら、最後に、
全体の文章の長さと表現をそろえてください。
社内向けに分かりやすく整えてください。
と入力します。
「構成を作る」「内容を追加する」「最後に整える」という順番を意識して進めてみましょう。
まとめ｜資料は構成から順番に作ろう
AIに資料作りを手伝ってもらうときは、最初から完成品を求める必要はありません。
まず、資料の目的、読む人、ページ数を伝えて、全体の構成を考えてもらいます。
構成を確認したら、必要なページから少しずつ内容を追加します。
最後に、文章の長さ、言葉遣い、見出しなどを整えてもらいます。
基本の流れは、次の3段階です。
- まず構成を作る
- 各ページの内容を追加する
- 最後に全体を整える
この順番で進めると、途中で内容を確認しながら、自分の目的に合った資料へ近づけられます。
AIが作った資料は、そのまま完成品として使うのではなく、正式な情報と照らし合わせ、自分で修正することが大切です。
まずは、社内で説明したい身近なテーマを一つ選び、5ページ程度の構成を作ってもらうところから試してみましょう。
次回は、AIに表やチェックリストを作ってもらい、情報を見やすく整理する方法を紹介します。
