― 業務メモを“公開できる資産”に変えるための現実的な手順 ―
社内メモ、議事録、業務ノート。日々の業務で蓄積されるこれらの情報は、多くの場合、作成された時点での役割を終え、そのまま埋もれてしまいがちです。しかし、これらは企業にとって貴重な一次情報であり、適切に活用すれば、強力なコンテンツ資産となり得ます。
「ブログを書く時間がない」という声の背景には、新しいネタを考える負担だけでなく、既存の素材を整理し、公開可能な形に構造化するプロセスに多くの時間と労力がかかるという現実があります。本記事では、この課題に対し、生成AIを効果的に活用することで、
社内メモ → 下書き → 校正 → 構造化 → 公開・配信
までを一貫したSOP（標準手順書）として整理し、業務フローに落とし込む具体的な方法を解説します。生成AIを単なる「記事生成ツール」としてではなく、「業務プロセス改善」のための強力なパートナーとして捉え、情報発信の効率化と質の向上を目指しましょう。
なぜ「社内メモ起点」のブログ制作が有効なのか
ブログ記事のネタ探しは、多くのWeb担当者や広報担当者にとって常に頭を悩ませる課題です。しかし、社内には日々の業務で培われた知見やノウハウが「社内メモ」という形で豊富に存在しています。これを活用しない手はありません。
新規ネタを考え続ける負担
ゼロから新しい記事のアイデアを出し続けることは、想像以上にクリエイティブなエネルギーを消費します。社内メモを起点とすることで、すでに存在する情報からテーマを抽出し、記事の骨子を形成する負担を大幅に軽減できます。
現場にある一次情報の価値
社内メモには、顧客とのやり取り、プロジェクトの進捗、製品開発の裏側など、現場でしか得られない生きた情報が詰まっています。これらは、読者にとって価値の高い一次情報であり、競合他社には真似できない独自のコンテンツとなります。
LLMO・検索・AI要約との相性の良さ
生成AIは、与えられた情報を基に文章を生成したり、要約したりする能力に優れています。社内メモのような構造化されていないテキストデータは、LLMO（Large Language Model Optimization）や検索エンジン、AI要約ツールとの相性が良く、効率的なコンテンツ生成の素材として最適です。これにより、手作業では困難だった大量の情報を短時間で処理し、ブログ記事へと変換することが可能になります。LLMOに関する詳しい解説は、こちらの記事をご参照ください。
SOP全体像｜社内メモから公開までの流れ
社内メモをブログ記事として公開するまでのプロセスは、いくつかのステップに分解できます。重要なのは、これらの工程を一度にすべて行おうとせず、段階的に進めることです。生成AIは各ステップで強力なサポートを提供しますが、最終的な品質保証は人間の役割であることを忘れてはなりません。
以下に、本SOPの全体像を示します。
1.ブリーフ作成: 記事の目的、ターゲット、伝えたいメッセージなど、基本的な方向性を明確にします。
2.見出し設計: 記事の骨格となる見出し構成を先に決定します。これにより、情報の網羅性と論理的な流れを確保します。
3.下書き生成: 生成AIを活用し、ブリーフと見出し構成に基づいて記事の下書きを作成します。
4.校正・調整: 生成された下書きを人間が校正し、専門性、文脈、トーンなどを調整します。
5.構造化（FAQ / HowTo）: 読者の検索意図や理解度を高めるため、記事内容をFAQ形式やHowTo形式に構造化します。
6.要約・再配信: 完成した記事の要約を作成し、メルマガやSNSなど、他のチャネルでの情報発信に活用します。
これらのステップを順に進めることで、効率的かつ高品質なブログ記事制作が可能になります。
ステップ1｜ブリーフを作る（目的と前提の整理）
ブログ記事制作の最初のステップは、ブリーフの作成です。これは、記事の目的、ターゲット読者、伝えたいメッセージ、含めるべきキーワードなどを明確にする作業です。生成AIに下書きを依頼する際も、このブリーフが明確であればあるほど、意図に沿った質の高いアウトプットが得られます。
ブリーフに必ず含める項目
ブリーフには、以下の項目を必ず含めるようにしましょう。これらは、生成AIへの指示出しだけでなく、チーム内での認識合わせにも役立ちます。
•記事の目的: 読者に何を伝え、どのような行動を促したいのか（例：製品の理解促進、問い合わせ増加、ブランドイメージ向上など）
•ターゲット読者: どのような人に向けて書くのか（例：中小企業のWeb担当者、特定の業界の経営者など）
•キーワード: 検索エンジンからの流入を意識した主要キーワード、関連キーワード
•記事のトーン＆マナー: 丁寧語、ですます調、専門的、親しみやすいなど
•含めるべき情報: 社内メモから抽出した具体的な情報、データ、事例など
•含めてはいけない情報: 機密情報、未確定情報など
社内メモをそのまま使う際の注意点
社内メモは貴重な情報源ですが、そのまま生成AIに渡すのは避けるべきです。メモは多くの場合、特定の文脈や関係者間での理解を前提に書かれているため、第三者には分かりにくい表現や略語が含まれている可能性があります。また、機密情報や個人情報が含まれている場合もあります。
AIに渡す前の最小限の整理
生成AIに社内メモを渡す前に、以下の最小限の整理を行いましょう。
•機密情報の削除: 公開できない情報は必ず削除します。
•固有名詞の統一: 企業名、製品名、専門用語などの表記ゆれを修正します。
•略語の展開: 社内でのみ通用する略語は、正式名称に展開します。
•情報の選別: 記事の目的に合致しない情報は削除し、必要な情報に絞り込みます。
この段階での整理は、生成AIの出力品質を向上させるだけでなく、後の校正作業の負担を軽減するためにも非常に重要です。
ステップ2｜見出し（構造）を先に決める
記事制作において、見出しの設計は非常に重要な工程です。特に生成AIを活用する場合、見出しという「骨格」を先に決めておくことで、AIが生成する文章の方向性を明確にし、一貫性のあるコンテンツを作成することができます。
文章より構造を先に作る理由
文章を書き始める前に見出し構造を決定する理由はいくつかあります。
•論理的な流れの確保: 見出しを先に決めることで、記事全体の論理的な構成を俯瞰し、読者がスムーズに読み進められるような流れを構築できます。
•情報の網羅性: 必要な情報が漏れていないか、重複がないかを見出しの段階で確認できます。
•生成AIの精度向上: 生成AIは、与えられた見出し構造に基づいて文章を生成するため、明確な見出しがあればあるほど、意図に沿った精度の高い下書きが期待できます。
•手戻りの削減: 途中で構成が大きく変わるという事態を防ぎ、手戻りの時間を削減できます。
h2・h3の基本的な考え方
見出しは、記事の階層構造を示すものです。h2は記事の主要なテーマやセクション、h3はh2の内容をさらに細分化した小テーマとして使用します。
•h2: 記事全体の大きな区切り。読者が記事の内容をざっくりと把握するために役立ちます。各h2が独立したミニ記事として成立するような意識で設計すると良いでしょう。
•h3: h2の内容を具体的に説明するための小見出し。h2の下に複数のh3を配置することで、情報を整理し、読者の理解を深めます。
検索・AI要約を意識した見出し設計
現代のコンテンツは、検索エンジンやAIによる要約の対象となることを意識して設計する必要があります。見出しは、これらのシステムが記事の内容を理解し、適切に評価するための重要な手がかりとなります。
•キーワードの配置: 各見出しに、そのセクションで扱う内容を示すキーワードを自然に含めることで、検索エンジンからの評価を高めます。
•具体性と簡潔性: 見出しは、そのセクションの内容を具体的に示しつつ、簡潔にまとめることが重要です。これにより、AI要約ツールが正確に内容を把握しやすくなります。
•質問形式の活用: 読者が抱くであろう疑問を質問形式で見出しにすることで、検索クエリとの合致度を高め、AIが「この記事が読者の疑問に答えている」と判断しやすくなります。
投稿ガイドで定められた見出しのルールも参考にしながら、読者とAI双方にとって分かりやすい見出し設計を心がけましょう。
ステップ3｜下書きを生成する
ブリーフと見出し構造が完成したら、いよいよ生成AIに下書きを依頼します。このステップでは、生成AIの能力を最大限に引き出しつつ、その限界も理解しておくことが重要です。
下書きは「完成稿」にしない
生成AIは非常に高性能ですが、その出力はあくまで「下書き」と位置づけるべきです。生成AIは、与えられた情報と学習データに基づいて文章を生成しますが、人間の持つ専門知識、文脈理解、倫理観、そして最終的な公開品質への責任は持ち合わせていません。
「生成AIが完璧な記事を書いてくれる」という期待は、多くの場合、失望に終わります。むしろ、「生成AIが効率的な下書きを作成してくれる」という認識で臨むことで、その真価を発揮させることができます。
事実と意見を混ぜない
生成AIに下書きを依頼する際、特に注意すべきは「事実」と「意見」の扱い方です。社内メモに含まれる客観的なデータや出来事（事実）は、生成AIにそのまま活用させることができます。しかし、個人の見解や解釈（意見）は、生成AIが適切に処理できない場合や、誤った形で反映されるリスクがあります。
生成AIへの指示では、事実に基づいた記述を求め、意見や解釈は後の人間の校正・調整フェーズで加えることを前提としましょう。これにより、情報の正確性を保ちつつ、記事に深みと独自性を加えることができます。
人が必ず確認すべきポイント
生成AIが作成した下書きには、必ず人間による確認が必要です。特に以下の点に注意して確認しましょう。
•情報の正確性: 事実誤認がないか、データが最新であるか。
•論理の一貫性: 記事全体を通して論理が破綻していないか、矛盾がないか。
•ターゲット読者への適合性: 読者の知識レベルや関心に合致しているか、専門用語の解説は適切か。
•目的との合致: ブリーフで設定した記事の目的が達成されているか。
•表現の適切性: 不適切な表現、差別的な表現、誤解を招く表現がないか。
この段階での確認は、次の「校正と調整」フェーズの効率を大きく左右します。
ステップ4｜校正と調整（人の役割）
生成AIが作成した下書きは、あくまで「素材」です。これを公開できる品質に引き上げるためには、人間の手による丁寧な校正と調整が不可欠となります。このステップは、記事の信頼性、専門性、そして読者への訴求力を決定づける重要な工程です。
生成AIが苦手な部分
生成AIは高度な文章生成能力を持つ一方で、以下のような点が苦手とされています。
•最新情報の反映: 学習データにない最新の出来事やトレンドについては、正確な情報を提供できない場合があります。
•専門性の深い理解: 特定の分野における深い専門知識や、業界特有のニュアンスを完全に理解し、適切に表現することは困難です。
•文脈の把握と感情の表現: 人間が持つような複雑な文脈理解や、読者の感情に訴えかけるような表現は、まだ得意ではありません。
•倫理的判断: 公開する情報が社会的に適切か、特定の個人や団体を不当に扱っていないかといった倫理的な判断は、人間が行う必要があります。
•企業独自のトーン＆マナー: 企業のブランドイメージやコミュニケーションポリシーに沿った独自のトーン＆マナーを完全に再現することは難しいです。
専門性・文脈・トーンの確認
校正・調整の際には、特に以下の3点に注力して確認しましょう。
•専門性: 記事の内容が、その分野の専門家から見ても正確で、かつ深く掘り下げられているかを確認します。必要に応じて、社内の専門家や有識者に内容のファクトチェックを依頼することも重要です。
•文脈: 記事全体を通して、論理的なつながりや一貫性があるかを確認します。生成AIが生成した文章は、個々のセンテンスは正しくても、段落間やセクション間のつながりが不自然になることがあります。
•トーン: 記事のトーン＆マナーが、ブリーフで設定したターゲット読者や企業のブランドイメージに合致しているかを確認します。読者に親しみやすさを感じさせたいのか、信頼性を重視したいのかなど、目的に応じて調整します。
公開前チェックの観点
最終的な公開前には、以下の観点から最終チェックを行いましょう。
•誤字脱字・表記ゆれ: 基本的な誤字脱字はもちろん、専門用語や固有名詞の表記ゆれがないかを確認します。
•読点の位置・句読点の使い方: 読みやすさに直結するため、適切に配置されているかを確認します。
•冗長な表現・重複: 同じ内容が繰り返し述べられていないか、より簡潔に表現できないか検討します。
•SEO観点: キーワードが自然な形で含まれているか、タイトルや見出しが検索エンジンに認識されやすいかを確認します。
•情報源の明記: 引用や参照した情報源がある場合、適切に明記されているかを確認します。
これらのチェック項目は、投稿ガイドとして社内で共有し、属人化を防ぐことが重要です。
ステップ5｜FAQ / HowTo 構造化（JSON-LD視点）
ブログ記事を公開する際、単に文章として読めるだけでなく、検索エンジンが内容を理解しやすいように「構造化」することは非常に重要です。特に、FAQ（よくある質問）やHowTo（手順）形式で情報を整理することは、読者の利便性を高めるだけでなく、検索結果での表示を優遇される可能性を高めます。
なぜ構造化を行うのか
構造化を行う主な理由は以下の通りです。
•検索エンジン最適化（SEO）: 検索エンジンは、構造化されたデータを読み取ることで、記事の内容をより正確に理解します。これにより、検索結果のスニペット（強調表示される部分）に表示されやすくなり、クリック率の向上に繋がります。
•ユーザーエクスペリエンスの向上: 読者は、知りたい情報に素早くアクセスできることを望んでいます。FAQやHowTo形式は、特定の疑問や課題を解決したい読者にとって、非常に分かりやすい情報提示方法です。
•AIによる情報抽出の効率化: 生成AIやチャットボットが記事の内容を理解し、ユーザーの質問に答える際にも、構造化されたデータは効率的な情報抽出を可能にします。
FAQ化しやすい箇所の見つけ方
記事の中からFAQ化しやすい箇所を見つけるには、以下の観点が役立ちます。
•読者が疑問に思いそうな点: 記事を読み進める中で、読者が「これはどういうことだろう？」「もっと詳しく知りたい」と感じそうな部分を抽出します。
•専門用語の解説: 記事内で使用されている専門用語や、読者にとって馴染みのない概念について、簡潔なQ&A形式で解説を加えます。
•誤解されやすい点: 過去に顧客から質問があった内容や、誤解されやすいポイントをFAQとして明記します。
•「なぜ」「どうやって」で始まる問い: 記事のテーマに関する「なぜそうなるのか」「どうすればよいのか」といった疑問は、FAQとして非常に適しています。
HowTo構造が向いている記事の特徴
HowTo構造は、特定のタスクや手順を説明する記事に特に適しています。例えば、製品の使い方、サービスの申し込み手順、トラブルシューティングの方法などが挙げられます。
•具体的な手順がある: 読者が何かを実行するための具体的なステップが明確に存在する記事。
•段階的な説明が必要: 複数の工程を経て目的を達成するような内容。
•視覚的な補助が有効: 各ステップでスクリーンショットや図解があると、より分かりやすくなるような記事（ただし、本記事では画像は生成しません）。
JSON-LDなどの技術的なコードを直接記述する必要はありませんが、記事の構成段階でFAQやHowToとして整理することを意識することで、後の構造化作業がスムーズになります。
ステップ6｜要約して配信・再利用する
ブログ記事は、一度公開したら終わりではありません。むしろ、そこからがコンテンツ活用の始まりです。作成した記事を要約し、様々なチャネルで配信・再利用することで、より多くの読者にリーチし、コンテンツの価値を最大化することができます。
ブログを「終点」にしない
ブログ記事は、詳細な情報を提供する「ハブ」としての役割を担います。しかし、すべての人がブログ記事全体をじっくりと読む時間があるわけではありません。そのため、記事の要点をまとめたコンテンツを別途作成し、多様なチャネルで配信することが重要です。これにより、読者のエンゲージメントを高め、最終的にブログ記事への誘導を促すことができます。
要約文の役割
要約文は、ブログ記事の「顔」とも言える重要な役割を担います。その目的は、読者の興味を引き、記事本文を読んでもらうためのフックとなることです。生成AIは、長文の要約を得意としており、この工程で大いに活用できます。
要約文を作成する際のポイントは以下の通りです。
•簡潔性: 短く、分かりやすく、記事の核心を伝える。
•魅力性: 読者が「もっと知りたい」と感じるような表現を用いる。
•ターゲットに合わせた調整: 配信チャネルやターゲット読者に応じて、トーンや表現を調整する。
社内共有・メルマガ・SNSへの展開
作成した要約文は、以下のようなチャネルで展開することで、コンテンツのリーチを広げることができます。
•社内共有: 社内報やチャットツールで記事の要約を共有し、従業員の知識向上や情報共有を促進します。これにより、営業担当者が顧客への説明に活用したり、カスタマーサポートがFAQとして利用したりするなど、社内での情報活用も進みます。
•メルマガ: 購読者に向けて、新着記事の紹介として要約文を配信します。記事へのリンクを設置し、詳細を読んでもらうための導線とします。
•SNS: 各SNSの特性に合わせて要約文を調整し、ハッシュタグや画像（本記事では生成しません）を添えて投稿します。短文で興味を引く工夫が求められます。
このように、ブログ記事を単なる「公開物」としてではなく、「再利用可能な情報資産」として捉えることで、コンテンツマーケティングの効果を最大化することができます。
よくある失敗パターン
生成AIを活用したブログ記事制作SOPは非常に有効ですが、その導入と運用にはいくつかの落とし穴があります。ここでは、中小企業が陥りがちな失敗パターンとその対策について解説します。
いきなり全文生成しようとする
最もよくある失敗は、「生成AIに記事のテーマだけを与えて、いきなり完璧な全文を生成させようとする」ことです。生成AIは、与えられた指示が曖昧であればあるほど、一般的な内容や学習データに偏った内容を出力しやすくなります。結果として、企業の独自性や専門性が失われた、どこかで見たような記事になってしまいがちです。
対策: ステップ1の「ブリーフ作成」とステップ2の「見出し設計」を徹底し、生成AIには明確な指示と構造を与えましょう。生成AIは「優秀なアシスタント」であり、「すべてを任せられるライター」ではないという認識を持つことが重要です。
校正をAIに丸投げする
生成AIが生成した文章の校正を、再び別の生成AIに丸投げしようとするケースも散見されます。確かに、誤字脱字や文法チェックなどの基本的な校正はAIでも可能です。しかし、記事の専門性、文脈、トーン＆マナー、そして企業としてのメッセージの適切さといった、人間でなければ判断できない重要な要素は、AIには判断できません。
対策: ステップ4の「校正と調整（人の役割）」で述べたように、情報の正確性、論理の一貫性、ターゲット読者への適合性、表現の適切性などは、必ず人間が最終確認を行う必要があります。AIはあくまで校正の補助ツールであり、最終的な品質保証は人間の責任です。
SOPが属人化する
せっかくSOPを策定しても、それが特定の担当者しか理解・実行できない「属人化」した状態では、継続的な情報発信は困難になります。担当者の異動や退職によって、せっかく構築したフローが途絶えてしまうリスクがあります。
対策: 策定したSOPは、文書化して社内で共有し、定期的に見直しを行いましょう。誰が担当しても一定の品質の記事が作成できるよう、具体的な手順やチェックリスト、判断基準などを明確にすることが重要です。また、新任者へのOJT（On-the-Job Training）を通じて、SOPの実践的な運用方法を伝えていくことも不可欠です。投稿ガイドも参考に、運用・更新ルールを明確にしましょう。
まとめ
本記事では、社内メモをブログ記事として公開するための生成AI活用SOPを解説しました。生成AIは、コンテンツ制作の各工程において強力なサポートツールとなり得ますが、その役割を正しく理解し、人間との協調作業を進めることが成功の鍵となります。
•生成AIは「書く人」の代替ではなく「工程の分担役」: 生成AIは、下書きの生成、要約、構造化の補助など、特定の工程を効率化する「分担役」として活用すべきです。クリエイティブな発想、専門的な知見、倫理的な判断、そして最終的な品質保証は、依然として人間の役割です。
•SOP化することで、継続的な情報発信が可能になる: 明確なSOPを策定し、チーム全体で共有することで、特定の個人に依存しない、持続可能なコンテンツ制作体制を構築できます。これにより、「ブログを書く時間がない」という課題を克服し、継続的な情報発信を実現します。
•社内メモは最も信頼性の高いコンテンツ素材である: 日々の業務で蓄積される社内メモは、現場の生きた知見が詰まった、他にはない一次情報です。これを活用することで、読者にとって価値のある、独自性の高いコンテンツを生み出すことができます。
生成AIを賢く活用し、社内に眠る貴重な情報を「公開できる資産」へと変え、貴社の情報発信力を強化していきましょう。
社内メモ→ブログ化SOPテンプレ（Google Docs）
本記事で解説したSOPを、実務でそのまま活用できるようテンプレート化しました。このテンプレートは、特定のツール導入を前提とせず、Google Docsなどの汎用的なツールで運用可能です。貴社の状況に合わせて自由にカスタマイズし、情報発信の効率化にお役立てください。
