第7話では、会議メモから決定事項と次の作業を整理しました。
第8話では、会議や確認で出た複数人の意見を扱います。意見をまとめる目的は、多数決で一つに決めることではありません。どこが一致していて、どこが違うのかを見えるようにすることです。
意見を一つにまとめすぎない
AIに複数人の意見を渡すと、きれいな結論を作ってくれることがあります。
しかし、実務では意見の違いそのものが大切な情報です。営業担当は顧客説明を重視し、制作担当は作業負荷を気にし、管理者は期限や費用を見ます。違いを消してしまうと、後で判断材料が足りなくなります。
AIには、最初から次のように頼みます。
次の意見を、一つの結論にまとめず、共通点、相違点、判断が必要な点に分けてください。
誰の視点かを残す
意見を整理するときは、内容だけでなく視点も残します。
誰が言ったかを細かく記録する必要がない場合でも、営業、制作、管理、顧客などの立場は残した方が判断しやすくなります。
AIには、次のように依頼します。
意見を、発言者の立場ごとに分けてください。個人名は使わず、役割や立場で整理してください。
個人名を使わないことで、共有しやすい整理になります。
共通点を次の条件にする
複数人の意見に共通している部分は、次の作業の条件になります。
たとえば、全員が「説明は短い方がよい」と考えているなら、資料作成の条件にできます。全員が「期限が厳しい」と見ているなら、作業範囲を絞る判断材料になります。
AIには、共通点を次の作業条件として出してもらいます。
共通している意見を、次の作業で守る条件として整理してください。
相違点は決めるべき論点にする
意見が分かれている部分は、無理に平均化しません。
相違点は、次に決めるべき論点として扱います。
AIには、次のように頼めます。
意見が分かれている点を、次に判断すべき論点として整理してください。判断に必要な追加情報も出してください。
これで、第9話の調べものにつながります。
実践：意見整理表を作る
会議メモ、メール返信、チャットなどから複数人の意見を集めます。個人名や固有情報は削除します。
AIには、次のように依頼します。
次の複数人の意見を、共通点、相違点、立場ごとの視点、次の作業条件、判断が必要な論点に分けてください。一つの結論にまとめすぎないでください。
第8話で完成するのは、判断のための意見整理表です。
次回の第9話では、この論点をもとに、調べものを始める前の確認項目を決めます。
まとめ
複数人の意見をAIで整理するときは、結論を急がず、共通点と相違点を分けることが大切です。
共通点は作業条件にし、相違点は次に調べる論点にします。
