第5話の確認表には、相手ごとに説明すべき順番が残っています。第6話では、その相談メモを使いながらも、会社として伝える事実がぶれない営業資料の骨組みを作ります。
共通部分と個別部分を分ける
会社紹介、提供内容、利用の流れ、基本条件、よくある不安への答えは、第4話の正式情報から共通ページにします。課題、利用場面、優先順位、次の提案だけを第5話の相談メモに合わせて変えます。
AIには、正式情報と匿名化した相談メモを渡し、「共通ページの構成と、この相談で差し替えるページを分けてください」と依頼します。資料の見栄えより、どの情報源を使ったか追えることを優先します。
説明しないことも決める
未確定の価格、対応可否、約束できない納期は、営業資料に入れません。確認が必要な点は担当者への持ち帰り事項にします。ここで統一した素材は、第7話と第8話の情報発信にも再利用します。
実践
既存資料を一つ選び、各ページを「共通」「相談別」「確認待ち」に色ではなく欄で分けます。AIで目次案を作り、責任者が共通部分を確認してからテンプレート化します。
例：資料を七つの部品で組む
共通部分は、相手の課題を確認する導入、提供内容、進め方、事例または利用場面、条件、次の相談方法に分けられます。個別部分は、相談で聞いた目的、優先順位、想定する進め方だけにします。全員が同じ言葉で会社を説明しながら、相手の状況を無視しない資料になります。
AIに資料案を作らせるときは、「第4話の情報シートにある事実だけを使い、追加の実績、効果、価格は作らない」と指定します。見出しがきれいでも根拠がなければ使いません。数字、納期、対応範囲は最終的に資料責任者が確認します。
テンプレートを増やし過ぎない
業種別、用途別に資料を分け過ぎると更新できません。まず共通の骨組みを一つにし、差し替える箇所を明示します。変更の起点を第4話の情報シートへ戻すことで、発信やFAQとの不一致も防げます。
提出前には、資料内の数字と第4話の情報シートを照合する担当を一人決めます。デザインと事実確認は別の観点で見ます。
