資料が複数あると、共通点、違い、重複、不足している情報を人の目だけで整理するのは大変です。AIに探してほしい観点を伝えると、複数の文章を比べて整理する作業を手伝ってもらえます。
複数資料は目的を決めてから使う
資料を使うと、AIへの相談は具体的になります。ただし、資料を渡すだけではなく、要点を知りたいのか、改善点を見たいのか、不足を確認したいのかを先に伝えることが大切です。元資料と回答を照らし合わせる確認も忘れないようにします。
共通点を探す
「共通点を探す」は、複数の資料から必要な情報を整理する を実際の仕事で使いやすくするための大切な視点です。AIに何を伝えるか、どこまで任せるか、最後に自分が何を確認するかを分けて考えると、回答をそのまま使う前の判断がしやすくなります。
最初から細かく作り込みすぎる必要はありません。普段よく行う作業を一つ思い浮かべ、その場面で使う情報や希望する回答の形を書き出すところから始めると続けやすくなります。
違いを表にする
複数の候補を比べたいときは、文章だけより表の方が見やすい場合があります。費用、手間、向いている人、注意点など、比べたい項目を先に伝えると判断しやすくなります。表の下に補足を書いてもらうと、細かな注意点も落としにくくなります。
重複している情報を整理する
「重複している情報を整理する」は、複数の資料から必要な情報を整理する を実際の仕事で使いやすくするための大切な視点です。AIに何を伝えるか、どこまで任せるか、最後に自分が何を確認するかを分けて考えると、回答をそのまま使う前の判断がしやすくなります。
最初から細かく作り込みすぎる必要はありません。普段よく行う作業を一つ思い浮かべ、その場面で使う情報や希望する回答の形を書き出すところから始めると続けやすくなります。
不足している情報を確認する
AIの回答は自然に見えても、内容が常に正しいとは限りません。質問に合っているか、勝手に情報を追加していないか、日付や数字が正しいかを確認します。外部に出す文章ほど、自分で説明できる内容かどうかも大切です。
矛盾がないかを見る
「矛盾がないかを見る」は、複数の資料から必要な情報を整理する を実際の仕事で使いやすくするための大切な視点です。AIに何を伝えるか、どこまで任せるか、最後に自分が何を確認するかを分けて考えると、回答をそのまま使う前の判断がしやすくなります。
最初から細かく作り込みすぎる必要はありません。普段よく行う作業を一つ思い浮かべ、その場面で使う情報や希望する回答の形を書き出すところから始めると続けやすくなります。
資料名を分かりやすく伝える
資料を使うと、AIへの相談は具体的になります。ただし、資料を渡すだけではなく、要点を知りたいのか、改善点を見たいのか、不足を確認したいのかを先に伝えることが大切です。元資料と回答を照らし合わせる確認も忘れないようにします。
実践：2つの短い文章を比べる
今回は「2つの短い文章を比べる」を、自分の仕事や生活に置き換えて試します。まず短いメモで構いません。AIに渡す情報、AIにしてもらうこと、自分が最後に確認することを分けて書くと、作業の流れが見えやすくなります。
作った内容は一度使って終わりにせず、次回も使える形で保存しておきましょう。うまくいかなかった部分は、AIに修正してもらいながら少しずつ自分用に整えていけば十分です。
まとめ
複数の資料を使うときは、AIに何を探してほしいかを明確にします。共通点、違い、重複、不足、矛盾を分けて確認し、最後は元資料と照らし合わせましょう。
今回の実践では、2つの短い文章を用意し、共通点と違いを表で整理してもらいます。
最初から完璧に作る必要はありません。まずは今の自分にとって使いやすい形で作り、実際にAIを使いながら少しずつ直していきましょう。
