第11話では、PDFや長い資料から比較表に必要な情報を探しました。
第12話では、Excelや表から必要な数字を読み取ります。表を見るときに大切なのは、すべてを分析することではありません。報告や判断に必要な数字だけを、条件と一緒に確認することです。
どの数字が必要かを先に決める
Excelを開く前に、何の数字が必要かを決めます。
合計、平均、件数、増減、割合、条件別の数値など、目的によって見る場所が変わります。
AIには、前回までの比較表や報告目的を渡し、次のように頼みます。
この判断に必要な数字を、表から読み取る項目として整理してください。
表の前提を確認する
数字だけを見ると、意味を取り違えることがあります。
対象期間、対象範囲、単位、税込か税抜か、重複の有無、空欄の扱いを確認します。
AIには、次のように依頼します。
数字を読む前に確認すべき前提条件を挙げてください。
この確認を入れると、数字の見間違いを減らせます。
必要な数字だけを抜き出す
表全体を説明してもらうより、必要な数字だけを抜き出します。
たとえば、報告に必要なのが「先月との件数差」なら、全列の説明は不要です。
AIには、次のように頼みます。
次の表から、報告に必要な数字だけを抜き出してください。不要な列の説明は省いてください。
数字の意味を短く添える
数字は、意味が分からなければ使えません。
「120件」という数字だけでは、対象期間も良し悪しも分かりません。何の数字で、何と比べるのかを短く添えます。
AIには、次のように依頼します。
抜き出した数字ごとに、何を示す数字か、比較対象は何かを短く添えてください。
実践：報告用の数字メモを作る
Excelや表の一部を用意します。個人情報や不要な列は削除します。
AIには、次のように依頼します。
次の表から、報告に必要な数字を読み取ってください。対象期間、単位、空欄の扱い、必要な数字、数字の意味、追加確認が必要な点に分けてください。分からない数字は推測しないでください。
第12話で完成するのは、報告用の数字メモです。
次回の第13話では、比較表、資料抜き出しメモ、数字メモを使って、短い報告文にまとめます。
まとめ
Excelや表から数字を読むときは、分析を広げすぎず、判断に必要な数字を決めてから見ることが大切です。
前提、必要な数字、数字の意味、追加確認を分けておくと、次の報告文に使いやすくなります。
